Doorgeefdraaiboek
In het gebouw waar De Volkskrant ruim veertig jaar huisde, is sinds 1 juni 2007 een broedplaats gevestigd. Woningbouwcorporatie Het Oosten is eigenaar, Urban Resort de initiatiefnemer en hoofdhuurder. Circa 235 kunstenaars, ondernemers en sociale initiatieven hebben een betaalbare werkruimte in het Volkskrantgebouw gevonden.
Cosmic Mania 2007 - event is initiatief van Elena Kravtchenko van het Russisch Cultureel Centrum Amsterdam.
Naam event: Cosmic Mania 2007 - Datum: 04-10-2007
Inhoudsopgave:
1. Organisatie
1.1. Inleiding
1.2. Planning
1.3. Locatie
1.4. Entrée en/of Uittrée en kaartverkoop
1.5. Budget/Begroting
1.6. Sanitair
1.7. Bar/food
2. Verkeerslogistiek (rondom het pand)
2.1. Bereikbaarheid
2.2. Parkeren auto’s (leveranciers)
2.3. Parkeren fietsen
3. Milieu
3.1. Geluid
3.2. Schoonmaken sanitair
3.3. Schoon opleveren na afloop
4. Veiligheid
4.1. Security
4.2. Calamiteiten en ontruimingsplan
4.3. Brandveiligheid
4.4. EHBO
5. Programmering per ruimte/podium
5.1. Programma’s
5.2. Techiek
5.3. Stagemanagement
In het gebouw waar De Volkskrant ruim veertig jaar huisde, is sinds 1 juni 2007 een broedplaats gevestigd. Woningbouwcorporatie Het Oosten is eigenaar, Urban Resort de initiatiefnemer en hoofdhuurder. Circa 235 kunstenaars, ondernemers en sociale initiatieven hebben een betaalbare werkruimte in het Volkskrantgebouw gevonden.
Cosmic Mania 2007 - event is initiatief van Elena Kravtchenko van het Russisch Cultureel Centrum Amsterdam.
EventTeam
| Bedrijf / instantie | Contactpersoon | |
| Eindverantwoordelijk | RCC | Elena Kravtchenko |
Project team event | Kunstenaars en eventsorganisatoren uit het VKG; Urban Resort; KhaosProjects | Elena Kravtchenko Julien Haffmans |
Horeca | Canvas | Tijs Timmers |
| Beveiliging | Canvas, SME, KhaosProject | Rik Groenland Tijs Timmers Franklin Esajas Julien Haffmans Martijn Gijsberti Elena Kravtchenko |
| Techniek | Allmuzing, Canvas | Gregory J. De Wit Rik Groenland |
| Bezoekersgeleiding | Externe kunstenaars | Martijn Gijsberti Irina Kovalevska Elisabeth Reijnders |
| Parkeergeleiding | Niet van toepassing – parkeren op eigen terrein – bezoekers fietsen of komen met tram of metro | |
| Schoonmaak | Ani Schoonmaak | Via Tijs |
| Afvalverwerking | Eigen verantwoordelijkheid per werkgroep | |
Handige namen en telefoonummers
Stichting Urban Resort Hay Schoolmeesters 06 16485844
Jaap Draaisma 06 12287013
KaosProjects Jan Gieszen 06 28726589
Julien Haffmans 06 27272001
Café/rest Canvas Thijs Timmers 06 11286924
Rik Groenland 06 47155036
RCC Elena Kravtchenko 06 48016172
SME Radio/TV Franklin Esajas 06 13702221
Beveiliging Franklin Esajas (entrée) 06 13702221
Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674
Het Collectief beveiliging via Hay Schoolmeesters 06 16485844
Techniek geluid en licht Rik Groenland (7de) 06 47155036
Franklin Esajas (BG) 06 13702221
Fred Pook (7de) 06 43858004
Master of Ceremonies Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Thijs Timmers (7de) 06 11286924
Hostess Irina Kovalevska (BG) 06 18166217
Elisabeth Reijnders (7de) 06 41199609
EHBO Erjee Vroling en Bram
Schoonmaken Ani Schoonmaak 06 33809751
Streaming Franklin Esajas 06 13702221
Fred Pook 06 43858004
Vertegenwoordigers Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674
Artisten/DJ’s Maxim Shaposhnikov 06 27074310
Marynka 06 53702459
Jaap Draaisma 06 12287013
Arjan van Sorge 06 51188067
Dima Solomkine 06 52472546
Wat | Tips: | Wanneer | Wie doet het? | Toezicht (wie checkt het?) |
Voorbereiding algemeen | 1-2 maanden voor event | Project Team | Elena Kravtchenko | |
Uitwerking logistiek | Liften: totdat er afsluitbare deuren zijn op alle verdiepingen moet de bezoekersstroom naar boven in het oog gehouden worden. Voorkom zwerven door het gebouw, bijv. door liftbegeleiders. | 04-10-2007 | Martijn Gijsberti | Elena Kravtchenko |
Marketing / publiciteit | Een ieder is verzocht zijn netwerk aan te spreken en flyers te verdelen. Email mailing binnen diverse netwerken. | Min. één week voor event | Iedereen van Project Team | Elena Kravtchenko |
| Opbouwen | Maandag 01-10-2007 | Stadsdeel Oost Watergraafsmeer wil met 8 personen op die dag het
liefst op de 7e een brainstorm uitvoeren.
Geplande tijd: 15.30 tot 19.3001-10-2007 | Iedereen van Project Team | Elena Kravtchenko Rik Groenland Gregory J. De Wit |
| Openingstijden | 19.00 uur - 01.00 uur: |
Vanaf 22.00 uur: activiteiten op 7de . Om 22.28 uur lanceren Sputnik
04-10-2007 | Rik Groenland | Elena Kravtchenko |
Sluitingstijden | 01.00 uur (besloten tot max 02.00 uur) | 05-10-2007 | Elena Kravtchenko Rik Groenland | |
| Sanitair | Sanitair moet vooraf en tijdens het event regelmatig gecontroleerd en schoongemaakt worden i.v.m. vergunning. | 04-10-2007 | schoonmakers | Ani |
| Afbouw | Aansluitend en volgende dag. Veilige opslag van waardevolle apparatuur regelen! | 05-10-2007 | Rik Groenland Gregory J. De Wit Fred Pook | Elena Kravtchenko Rik Groenland |
| Schoonmaak | vooringang, lift, zaal op BG voor 12.00 uur schoon. | de = Canvas05-10-2007 | Schoonmakers Canvas | Ani Thijs Timmers (7 |
| Afval-verwerking | 05-10-2007 | Eigen verantwoordelijk | Gregory J. De Wit (BG) Thijs Timmers (7 |
De locatie is het oude Volkskrantgebouw aan de Wibautstraat 150 te Amsterdam. De activiteiten vinden primair plaats op de begane grond in de grote open ruimte en ook in café restaurant Canvas i/o op de 7e verdieping, de voormalige kantine van de Volkskrant.
Tussen 19.00 uur en 01.00 uur op
Begane grond: max 200 bezoekers
Canvas: Max 200 bezoekers
In totaal verwachten we max 200 bezoekers in de loop van de avond.
Maximum bezoekersaantallen zijn vastgesteld in samenwerking met de brandweer en conform veiligheidseisen.
Aan de deur beneden zal geteld worden, bij eventuele ‘overdrukte’ zal het beleid ‘een erin, een eruit’ worden.
1.4 Entrée en/of Uittrée en kaartverkoop
Er wordt geen entrée geheven. We verkopen de ijsjes bij entree. Donaties en sponsoring door het publiek zijn wel mogelijk.
1.5 Budget/Begroting
Huur zaal €250,-
Flyers €155,-
Schoonmaak €225,-
Drank en eten €125,-
Ijsjes +_ €100,-
App. Huur €50,-
----------------------------
Totaal: +_€900,-
De donaties en sponsoring boven dit bedrag worden voor de volgende Volkseventen gebruikt. Bijvoorbeeld om de geluidsapparatuur of flyers te bekostigen.
Er worden max. 200 bezoekers verwacht en gemiddeld €5,- per persoon aan de donaties, sponsoring en ijsjes verkoop. We rekenen op max. €1000,- opbrengsten.
1.6 Bar/food/middelen
Op twee plekken in het pand worden door Canvas barren worden ingericht. Het verkrijgbaar assortiment zal enkel zwak alcoholisch zijn. De hoofdlocaties voor de horeca zijn de begane grond en de 7e verdieping. De organisatie van zowel de catering als de horeca ligt in handen van Thijs Timmers van ‘Canvas’.
Softdrugsgebruik wordt binnen het Volkskrantgebouw gelegitimeerd, Dealen en harddrugsgebruik evenals overlast ingegeven door middelengebruik zijn reden tot uitzetting.
1.7 Indeling
Met name de grote ruimtes op de Begane Grond worden ingericht als expositie, workshop en disco/lounge ruimtes. Bij Canvas op de zevende verdieping bevindt zich een discotheek ruimte. Verder wordt er gebruik gemaakt van de terras die bij Canvas behoort. Vanaf 22.20 uur tot 22.40 uur op de terras van Canvas vindt er kunstmanifestatie plaats ter ere van Sputnik1.
De details en indeling zie bij 5.1.
De ligging van het pand (Wibautstraat 150) is algemeen bekend. Bekend is ook dat het pand bereiken met de auto niet optimaal is. Bezoekers kunnen betaald parkeren in de wijken rondom het gebouw. Afgeraden wordt met de auto te komen. Vanaf CS is het pand gemakkelijk met de metro te bereiken. Alle metros, halte Wibautstraat.
Leveranciers kunnen gebruikmaken van het parkeerterrein rondom het Volkskrantgebouw. Er wordt dan ook geen parkeeroverlast verwacht.
Verwacht wordt dat bezoekers met de fiets zullen komen. Er wordt voor gezorgd dat de voor- en zijkanten van het gebouw vrijblijven van fietsen.
Sanitair moet vooraf en tijdens het event regelmatig gecontroleerd en schoongemaakt worden i.v.m. vergunning. Naderhand natuurlijk ook, voor de volgende bezoekers.
De vooringang, lift, zaal op BG voor 12.00 uur worden door de schoonmakers gedaan.
Op de 7de is Canvas veraantwoordelijk voor de schoonmaak.
4.1 Algemene veiligheidsvoorzieningen
Het is overal in het gebouw ten strengste verboden gevaarlijke stoffen of gassen te gebruiken. De horeca voldoet aan alle veiligheidseisen: vraag Tijs.
De liften zijn gekeurd en staan onder een onderhoudscontract.
Alle brandalarmvoorzieningen zijn aanwezig en gekeurd.
De vluchtwegen zijn breed genoeg voor de maximum aantallen bezoekers, dit is in samenwerking met de brandweer vastgesteld.
De gangen en vluchtwegen in het pand zijn vrij van obstakels.
De beveiliging wordt verzorgd door:
Franklin Esajas (entrée) 06 13702221
Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674
Centraal nummer in geval van calamiteit: 112
Als beveiligers mensen uitzetten wegens wangedrag (roven, overlast, geweld e.d.) dan noteren zij naam, adres, en telefoon-gegevens om hen naderhand aansprakelijk te kunnen stellen voor eventuele kosten die door de overlast zijn ontstaan en die om die kosten op hen te kunnen verhalen (wettelijke aansprakelijkheid, reparatie/schoonmaakkostenaangifte kunnen doen etc.).
Het pand is veilig en makkelijk ontruimbaar. In geval van calamiteiten kan gevlucht worden aan beide zijden van het pand. In de gangen zijn duidelijk ontruimingsplan borden weergegeven. Voor het event wordt de bewegwijzering uitgebreid.
Decoratiematerialen worden conform de normale eisen geimpregneerd. In overleg met de brandweer worden aanvullende voorschriften strikt uitgevoerd.
Op de 7de wordt een EHBO post ingericht op de eventdag zelf. De EHBO staat natuurlijk in nauw contact met de beveiliging.
19.00-00.00 Entrée met Ijsjes verkoop Julien Haffmans 06 27272001
Vertegenwoordiger Behane Grond Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Opbouw beneden 12.00 uur
Alien Disco (beneden):
19:00 Cosmic Games
19:00 Dj Martian
21:00 Cosmic Bip Set Dj Goldfinger
21:30 Cosmic Angel Live - Marynka
22:00 Cosmodrome Crossover Cassette Party Dj X-0-X
23:00 Cosmic Minimal Dj Danyel
01:00 Dj Dezoncondor
Vertegenwoordiger de Liften Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674
22.20-22.40 uur op de terras van Canvas kunstmanifestatie ‘Lancering van de Sputnik’.
Exact om 22.28 lancering door de Sputnik Technicians
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Fred Pook (7de) 06 43858004
Vertegenwoordiger op de 7de Rik Groenland (7de) 06 47155036
10.00-15.30 opbouw 7de
van 15.30-19.30 – bezet
7de Hemel:
19.30-20.30 – Spunik Set van Jaap
20.30-22.00 - Andy Birnbaum
22.00-22.25 - Dj Goldfinger - Space Disco
22.25-22.35 - lancering van de Spoetnik
22.35-23.30 - Dj Goldfinger of iemand anders
23.30-01.00 - DJ Disco Machine
Techniek geluid en licht Rik Groenland (7de) 06 47155036
Franklin Esajas (BG) 06 13702221
Fred Pook (7de) 06 43858004
Master of Ceremonies Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Thijs Timmers (7de) 06 11286924
Ze kondigen aan. Ze hebben alle telefoonnummers van de mensen die optreden om hen te bereiken vlak voor ze op moeten.
Crowd Controle Elena Kravtchenko 06 48016172
Zij shuffelt programma en bewaakt de voortgang. Ze heeft alle telefoonnummers van de mensen die aan deze event deelnemen.